Qualquer empresário sabe que para informatizar sua empresa,
não basta comprar um computador, um programa gerencial qualquer
e sair usando de qualquer jeito.
Porém, a maioria faz justamente isso quando decide se informatizar.
Começa de qualquer jeito.
E além deles, ainda há outros que nem sequer pensaram
ainda no assunto, em pleno limiar do século XXI.
Organize a sua empresa e aumente seus lucros com a Informática
A Informática é utilizada atualmente em empresas de todos os portes. Isso se deve ao fato de os equipamentos e de os softwares estarem se tornando mais baratos e, consequentemente, mais acessíveis. Como conseqüência, os empresários estão podendo aplicar novas tecnologias para resolver velhos problemas.
A sigla ERP (em inglês Enterprise Resource Planning) quer dizer Planejamento dos Recursos do Empreendimento e hoje é o assunto mais atual em administração. É um tipo de Informatização Orientada, Integrada e Afinada que pode ser implantado em empresas de qualquer porte e visa aumentar em até 400% a produtividade das empresas que o adotam.
Os empresários estão saindo da era do átomo (onde as informações são armazenadas na memória do cérebro) e entrando na era digital (onde as informações são gravadas na memória do computador em bits e bytes). Basta que você olhe à sua volta: supermercados, lojas de departamento, de calçados, de confecções, hidráulica e elétrica, oficinas, indústrias, atacados, distribuidores, entre outros exemplos, estão apresentando excelentes resultados a partir da utilização do computador em conjunto com esses novos recursos.
Porém, é importante que se faça um alerta: automatizar não é simplesmente tomar uma decisão, comprar os equipamentos e esperar os resultados, de braços cruzados. A organização interna, o uso coerente das ferramentas administrativas e a reengenharia de sua loja são fatores decisivos para os benefícios esperados.
Informatizar é um processo que, uma vez iniciado, não termina nunca. Por isso é importante que o empresário saiba exatamente o que esperar dele antes mesmo de começar.
Outro detalhe que não pode ser esquecido é o treinamento do pessoal. De nada adianta você adquirir os equipamentos mais sofisticados se você, através dos funcionários da sua empresa, não souber tirar proveito das informações passadas por esses equipamentos.
1. INFORMATIZAÇÃO E REENGENHARIA (Fluxograma de Trabalho)
Quando se usa o processamento de dados informatizado (era digital), ou quando uma empresa está se informatizando, algumas rotinas de trabalho serão alteradas, sendo necessária a reengenharia em algumas rotinas diárias de trabalho. Os funcionários devem adaptarem-se a este processo e o treinamento é um fator importante para a sua adaptação.
O computador agiliza as rotinas de trabalho, liberando gerentes e funcionários para tarefas mais “nobres”. O departamento de vendas ou atendimento no balcão, emitindo mais propostas utilizando o Sistema Informatizado Integrado, poderá se concentrar em fazer follow-ups (ligações para acompanhamento e fechamento de mais pedidos), aumentando o faturamento da empresa.
“Reengenharia não é sinônimo de desemprego,
mas trata da necessidade de adaptação das funções
e rotinas de trabalho a um processo informatizado.”
O controle do custo de mercadoria, ajuste de preços informatizado, impressão de etiqueta de código de barras e o relatório de produtos abaixo do estoque mínimo, são recursos que agilizarão o etiquetamento de mercadorias e a compra de produtos necessários.
2. A COMPETITIVIDADE DA PEQUENA EMPRESA
A Informática tem evoluído rapidamente. A cada dia novas tecnologias surgem, substituindo as que estavam em uso. Quanto mais a Informática evolui, maiores se tornam as suas aplicações. Isso é fácil de perceber em todos os setores, principalmente no mundo dos negócios.
Se você puxar um pouco pela memória vai lembrar que até há alguns anos, esta tecnologia não era acessível aos pequenos empreendedores do setor varejista e que muitos deles nem imaginavam os benefícios que ela poderia trazer.
Felizmente esta situação mudou. A economia está passando por grandes transformações e o consumidor está se tornando cada vez mais exigente. Hoje ele espera encontrar nas lojas uma variedade maior de produtos à sua disposição, deseja ser melhor atendido e, principalmente, procura sempre preços mais competitivos. Esta mudança no comportamento do consumidor serviu de alerta ao empresário inteligente. Ele percebeu que se não implantar as mudanças rapidamente, tornando-se mais competitivo, corre o risco de desaparecer.
Mudar para sobreviver! Este passou a ser seu novo lema.
Uma das mudanças exigidas foi a implantação da Automação Comercial. Através dela, as empresas podem melhorar seus controles internos, criando condições para enfrentar as exigências do mercado.
3. AS APLICAÇÕES E SEUS GANHOS
A inseparável caixa registradora pode ser considerada como o primeiro esforço de automação. Ela realiza o registro das vendas e sua totalização, operações que antes eram feitas de forma manual. Mas, ela não é uma ferramenta administrativa.
Com a automação, a gestão empresarial passou por uma verdadeira revolução. Com isso, erros antes cometidos na digitação e na totalização, compra de produtos em excesso ou em quantidades menores do que as desejadas, deixaram de acontecer.
Os benefícios trazidos pela informatização se estendem à quase todos os setores. Atividades como controle de estoques, controle financeiro, fluxo de caixa, controle de contas a pagar e a receber, gestão de recursos humanos e de fornecedores passaram a ser realizadas com maior segurança. Os velhos fichários, não muito confiáveis e que exigiam um tempo muito grande na consulta e no retorno das informações, podem agora ser aposentados.
Hoje, graças à Informática, consultar as informações tornou-se uma tarefa rápida e confiável. Basta apertar algumas teclas e você terá acesso imediato a listagens que fornecem todos os dados necessários a respeito dos setores. Esta facilidade vai deixar você, empresário, em uma situação privilegiada, pois sua atuação será mais eficiente.
Automatizando seu negócio, você passará a seus clientes uma imagem de empresa forte e inovadora.
Melhorar a negociação com seus clientes é outra vantagem que você perceberá. É só apertar uma tecla e a ficha completa do cliente estará à sua disposição, com todas as informações importantes sobre ele, tais como histórico de compras, de pagamentos, entre outras.
Novas estratégias de marketing poderão ser desenvolvidas graças à automação. Utilize-a para segmentar os clientes atuais, revitalizar o relacionamento com os clientes que, por algum motivo, deixaram de comprar em sua loja, e para melhorar suas atividades de mala-direta e telemarketing.
Neste tipo de atividade, o fator tempo é muito importante. Valorize-o, oferecendo seus produtos a quem realmente pode comprá-los. Desta forma você estará valorizando também o seu dinheiro.
A Automação Comercial pode trazer muitas vantagens. As que você acabou de conhecer são apenas algumas delas. Seja criativo, abuse de sua imaginação e, com certeza, você descobrirá sempre novas formas de aplicá-la para melhorar o seu empreendimento.
A informatização de sua empresa possibilita
a administração na ‘ponta dos dedos’
4. A CONCORRÊNCIA
Se você é um pequeno empresário que deseja crescer é importante saber que muitos fatores podem determinar o sucesso de seu negócio. Um deles é a concorrência. Mesmo vista como uma ameaça, a concorrência pode servir de “termômetro” para novas tendências do mercado. Vigie constantemente os passos do seu concorrente e saiba tirar vantagem das observações feitas.
Se o seu concorrente estiver pensando em automatizar a sua loja, pense nesta possibilidade também para o seu negócio. Se ele ainda não pensou, antecipe-se e obtenha desde já essa vantagem.
Atualmente o varejista, pequeno empresário, encontra-se cercado de concorrentes por todos os lados. Além dos concorrentes tradicionais, ele também está concorrendo com o chamado “varejo sem loja”.
Neste tipo de varejo, as empresas vendem seus produtos sem que os consumidores precisem sair de suas casas. Basta que possuam um computador conectado à Internet, um telefone ou mesmo um aparelho de TV e os produtos virão até eles. O varejista deve ficar bem atento a esta nova tendência do mercado, pois “o varejo sem loja” pode comprometer o futuro do seu empreendimento.
O que fazer quando empresas de outras cidades e estados comercializam produtos iguais ou melhores que os seus a um custo menor, invadindo a casa do seu cliente? A resposta a este desafio tem que ser rápida e decisiva. Para enfrentar qualquer tipo de concorrência ameaçadora, é necessário que você aumente a sua produtividade e melhore a qualidade do atendimento aos seus consumidores.
É nesta fase que a automação vai prestar a sua valiosa colaboração. Através dela o varejista pode obter respostas mais rápidas, melhorando a gestão de produtos e de custos de sua empresa.
5. O CONTROLE INTERNO
Tradicionalmente, o pequeno negócio nasce e cresce ao redor de uma pessoa ou de um pequeno grupo de pessoas. Essa pessoa é responsável pela condução de todas as operações que ocorrem.
Essa é uma imagem que deve fazer parte do passado. Os tempos mudaram e é preciso evoluir para sobreviver. Hoje, o empresário deve acompanhar as transformações que estão acontecendo e fazer da tecnologia sua aliada inseparável.
Mesmo uma empresa de pequeno porte trabalha com, aproximadamente, 2000 itens. Desse modo é impossível uma única pessoa ter em mente tudo o que é necessário para o bom andamento do negócio. Imagine ter que decidir sobre o que, quando, quanto e onde comprar, controlar o fluxo de estoques, conhecer os bons e maus clientes e ainda conseguir atendê-los de maneira eficiente. Com certeza, qualquer empresário que trabalhe desta maneira, viverá sempre com dor de cabeça. Com a implantação de um sistema informatizado na loja, parte dessas tarefas passam a ser realizadas pelo computador.
As informações necessárias são processadas e armazenadas, enquanto o empresário pode desempenhar o seu verdadeiro papel, que é o de aumentar as vendas, elaborar novas estratégias de ação, enfim, atuar de forma a melhor planejar o futuro de sua empresa.
6. O USO DO CÓDIGO DE BARRAS
Com o aumento da informatização, as descrições dos produtos e serviços precisam ser substituídas por códigos que sejam utilizáveis em todos os setores do comércio e da indústria no mundo inteiro.
A EAN International desenvolveu um sistema de números que garante a identificação exclusiva e sem ambigüidade. Esses números proporcionam um idioma comum pelo qual os fabricantes, exportadores, importadores, atacadistas e varejistas podem comunicar informações relativas aos produtos ou serviços que negociam.
Os números de produtos são representados por códigos de barras que podem ser lidos por scanners ao longo de toda a cadeia de supri mentos, e fornecem informações precisas para a melhoria da gestão empresarial. Marcado na embalagem, esse padrão de codificação compõe-se de uma numeração humanolegível e de sua simbolização em barras, decodificável por leitores ópticos, proporcionando uma captura de dados mais rápida para o sistema logístico e distributivo.
Os itens escaneados no ponto de venda de varejo são chamados unidades de consumo, ao passo que os itens negociados entre as empresas são chamados unidades de distribuição.
7. EQUIPANDO SUA EMPRESA
Em todo país, as empresas têm investido em automação informatizada e em treinamento adequado aos gerentes e funcionários que precisam usar o computador. Hoje, até os executivos estão revendo sua rotina de trabalho.
Com a automação dos escritórios e comércio, o que muda não é propriamente a técnica de realizar as funções e sim as próprias funções. Os operadores de computador estão assumindo as funções de controle e produção. Esses novos assistentes executivos, precisam ter uma noção básica das tarefas dos diversos setores das empresas de qualquer tamanho.
8. TREINAMENTO PARA SEUS PROFISSIONAIS
Todos os conhecimentos são aprendidos com aplicações no dia-a-dia de trabalho. No curso de Assistente Executivo, por exemplo, o aluno aprende a utilizar as principais ferramentas administrativas, que são indispensáveis para o sucesso de qualquer empresa.
09. VISÃO HOLÍSTICA E GLOBAL
Todos os funcionários da área administrativa, principalmente os diretores, gerentes e auxiliares, precisam desenvolver a visão holística ou global da empresa. Devem conhecer as rotinas internas e saber trabalhar no computador, executando as tarefas que lhes cabem dentro de cada departamento da empresa: administração, financeiro, marketing, vendas, faturamento, atendimento, estoque, etc.
Assim, a empresa, além de assimilar uma visão globalizada, adquire o que chamamos de Inteligência Empresarial, tornando-se mais competitiva, lucrativa e afinada. Isso transforma o ambiente de trabalho numa agradável convivência, sem estresse, onde os gerentes, diretores e outros funcionários trabalham em harmonia, sincroni-zadamente, voltados para um excelente atendimento ao cliente e para o cumprimento fiel de seus objetivos empresariais.
