Controlando a saúde de sua empresa

Controlando a saúde de sua empresa

Este artigo vai tratar do assunto que achamos ser mais importante quanto à questão da Informática aplicada à gestão de uma empresa: as ferramentas administrativas. É necessário começar por aqui, pois notamos que os empresários, em geral, não dão muita importância a elas. Em outros artigos trataremos do assunto informatização de forma mais abrangente.

USO DE FERRAMENTAS ADMINISTRATIVAS

Num país cuja economia está globalizada, as empresas que adotam a administração estilo "besouro" (tentativa e erro, batendo a cabeça até achar a saída) geralmente não se dão bem.

Imagine um besouro tentando sair da sala. Voa sempre às cegas. Bate aqui, bate ali e, por acaso, acha a porta e sai. Tarde demais! Saiu, mas quebrou a cabeça, de tanto batê-la nas paredes, e caiu morto, logo depois de conseguir êxito. Conseguiu, mas tarde demais!

Você conhece algum empresário que já está com a
cabeça quebrada, de tanto dar cabeçada na vida?

Infelizmente, existem empresários assim porque, ao abrir uma empresa, seus proprietários abrem o negócio somente com a cara e a coragem. Às vezes com algum capital, ou não, mas sempre com um claro objetivo: ganhar muito dinheiro, e logo.

Mas não se prepararam para exercer a profissão de empresário. Como não se prepararam para lidar com os problemas do dia a dia, e por não terem competência para enfrentá-los, se transformaram em empresários-bombeiros. Passam, geralmente, quatorze horas por dia apagando incêndios. É problema para todo lado! Esta situação vai, dia a dia, minando a saúde do empresário e, em decorrência, colocando em risco a atividade empresarial. Abriram uma empresa para ganhar dinheiro e resolver seus problemas e, sem saber, acabam tendo um enfarte.

Evite o enfarte. Organize sua empresa.
Tenha mais tempo livre para seu lazer.

Para que a sua empresa tenha sucesso, é necessário informatizar corretamente utilizando as ferramentas administrativas, encontradas em um sistema gerencial apropriado.

Mas como saber qual o sistema mais apropriado para sua empresa? Bem, alguns ítens são claros, tais como: preço razoável, boa apresentação, interface amigável, bom suporte, garantia da atualização, compatibilidade com a legislação atual, compatibilidade com o ano 2.000, referências de outros usuários, treinamento disponível e outros fatores que devem ser analisados pessoalmente por você, dono da empresa, e pelos seus assessores diretos, como gerentes, contadores etc.

Veja a seguir uma pequena análise das ferramentas que você precisa para administrar seu negócio.

1) Margem de lucro pequena e alta rotatividade

Vivendo numa economia globalizada, temos que trabalhar com uma margem de lucro pequena e alta rotatividade de mercadorias. Para que sua empresa cresça, sobreviva e tenha sucesso, você tem que ter perda 0, defeito 0 e ser empresário 10.

Economia Globalizada significa que os países ou regiões passaram a concorrer entre si com seus produtos, tendo por objetivos obrigatórios a alta qualidade e preços baixos. Neste momento, quem tentar concorrer com produtos de baixa qualidade e preços altos, pode se considerar fora do jogo.

Para isso, temos que administrar nossas empresas com um olho no dia-a-dia e outro no futuro. Temos que promover muitas mudanças, utilizando nosso bom senso, nossa coragem e as ferramentas administrativas adequadas.

2) Fluxo de Caixa

A ferramenta Fluxo de Caixa dá ao empresário um diagnóstico de sua empresa. Isso mesmo, uma empresa também precisa conseguir enxergar seus obstáculos, para poder superá-los. Precisa ter uma ferramenta que auto-avalie financeiramente seu desempenho e diga o que falta e o que sobra.

O Fluxo de Caixa vai medir e administrar

o fluxo do dinheiro em sua empresa.

O dinheiro é a corrente sanguínea da empresa.

O Fluxo de Caixa é um relatório que mostra ao empresário o dinheiro que tem (em Caixa e nos Bancos), o que existe a receber (Contas a Receber), o que existe a pagar (Contas a Pagar) e o que, diariamente, vai sobrar ou faltar.

Para poder conseguir administrar suas empresas

com consciência e "pé no chão", todo empresário

tem que saber, obrigatoriamente, com antecedência,

 quando vai sobrar ou faltar "dinheiro",

e quanto vai sobrar ou faltar.

E se parar de entrar dinheiro na sua empresa, quanto tempo você aguenta? É o Fluxo de Caixa que vai responder. É lógico que, com a resposta, você vai pedir socorro ao Marketing, para alavancar as vendas e conseguir mais "dinheiro”. Ou talvez você tenha que pedir socorro ao gerente do banco.

A sobra do dinheiro mostra o quanto o empresário pode investir na programação de compras de mercadorias, treinamento, informatização e melhoria de seu negócio.

O Fluxo de Caixa é uma ferramenta administrativa que vai lhe permitir olhar para frente. E isso é fundamental numa empresa. Você já ouviu falar que "em terra de cego quem tem um olho é rei?" Pois em países que têm sua economia globalizada você vai precisar dos dois olhos. Não se iluda.


3) Contas a Pagar e a Receber

Quando você negocia com seus clientes e com seus fornecedores, você negocia em função de que? Sem o controle de Contas a Pagar e a Receber, você vai levar um monte de sustos a toda hora. Vai ser "pai" de uma série enorme de compromissos a pagar, ou até mesmo a receber, mas que não estão devidamente controlados. Sua empresa pode estar à deriva.

Se não existir, no seu dia a dia, a arte de negociar bem suas despesas e receitas, pode ser que a situação de sua empresa fique tão complicada, que um dia ninguém vai querer recebê-la, mesmo que seja dada de presente.

Administrar uma empresa, sem o Contas a Pagar e a Receber, é brincar o tempo todo de roleta russa. Você corre um sério risco de levar um tiro na cabeça.

Resumindo, a função do Contas a Pagar e a Receber é "negociar" todas as receitas e despesas da empresa em função do Fluxo de Caixa. Quanto ao Fluxo de Caixa, sua função é administrar o dinheiro que entra e que sai, administrar as sobras ou faltas de dinheiro. Já, a função do Marketing é produzir vendas e por conseguinte, receitas, também em função do Fluxo de Caixa e do Contas a Pagar e Receber.

Se o Contas a Pagar e Receber não estiver sincronizado com o Fluxo de Caixa, e este com o marketing, sua empresa estará como uma rua, com os carros indo e vindo em todas as direções, sem nenhum controle.... Caos à vista!


4) Auxiliar Executivo (O gerente que sua empresa estava esperando)


O Auxiliar Executivo é um termo novo na hierarquia empresarial. Define o profissional que, sabendo usar um computador na prática, consegue conciliar os vários departamentos da empresa e produzir resultados que se transformam em lucros.

As funções profissionais do Auxiliar Executivo são, por exemplo: conhecimentos em qualidade de atendimento associados ao gerenciamento de banco de dados; conhecimentos dos fluxos financeiros da empresa associados a controles informatizados; conhecimento do estoque com controle informatizado; redação e edição por computador, mala direta; planilhas, além de alguns outros.


Mas onde achar um profissional assim?


É difícil. Geralmente, nem o dono da empresa sabe tudo isso. Apesar da grande oferta de mão de obra no mercado, a formação é insuficiente. A ÍCONI pesquisou e constatou este fato.


A ÍCONI Informática ministra o Curso Profissionalizante de Auxiliar Executivo, que vem sendo desenvolvido e aperfeiçoado pela ÍCONI há mais de 15 anos e está na sua versão 6.0. Sendo um sucesso, já certificou milhares de profissionais em todo o Brasil.


Entre em contato com a ÍCONI para saber mais informações de como treinar os funcionários de sua empresa no Curso Profissionalizante de Auxiliar Executivo.