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A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um instituto oficial de fiscalização tributária em vigor desde o dia 15 de setembro de 2006, que substitui a nota fiscal impressa modelos 1 e 1A. Teve origem em uma parceria entre o ENCAT (Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributários Estaduais) e a Receita Federal do Brasil, que visa facilitar a arrecadação fiscal.
É o pioneiro de três subprojetos que integram um programa do governo federal chamado SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) da Receita Federal a saber: escrituração contábil, escrituração fiscal e nota fiscal eletrônica. A fase de projeto piloto da Nota Fiscal Eletrônica foi iniciada em 2005 compreendendo as secretarias de fazenda de 6 estados e várias grandes empresas.
Participaram dessa primeira fase os Estados da Bahia, Goiás, Rio Grande do Sul, Santa Catarina e São Paulo; as empresas BR Distribuidora de Petróleo, Cervejarias Kaiser, Ultragaz, Dimed - Distribuidora de Medicamentos, Eletropaulo, Eurofarma Laboratórios, Ford, General Motors, Gerdau, Office Net, Petrobras, Bosch, Sadia, Siemens VDO Automotive, Souza Cruz, Telefônica, Toyota, Volkswagen e Wickbold.
No dia 15 de setembro de 2006 foram emitidas as primeiras notas fiscais eletrônicas com validade tributária.
Descrição do Processo
De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser assinado digitalmente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico, que corresponderá à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.
A NF-e também será transmitida para a Receita Federal, que será repositório nacional de todas as NF-e emitidas (Ambiente Nacional) e, no caso de operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação e Suframa, no caso de mercadorias destinadas às áreas incentivadas. As Secretarias de Fazenda e a RFB (Ambiente Nacional), disponibilizarão consulta, através Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.
DANFE
Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). O DANFE deverá ser impresso em papel comum, tamanho A4, em única via, que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras bi-dimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais.
O DANFE não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e, que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência da NF-e através do Ambiente Nacional (RFB) ou site da SEFAZ na Internet.
O contribuinte destinatário, não emissor de NF-e, poderá escriturar os dados contidos no DANFE para a escrituração da NF-e, sendo que sua validade ficará vinculada à efetiva existência da NF-e nos arquivos das administrações tributárias envolvidas no processo, comprovada através da emissão da Autorização de Uso. O contribuinte emitente da NF-e, realizará a escrituração a partir das NF-e emitidas e recebidas.
Vantagens do uso da NF-e
Usando um Sistema de Gestão homologado é muito fácil implantar a emissão de NF-e. Basta ter acesso à internet e adquirir um Certificado Digital. Mesmo se sua empresa ainda não é obrigada a usar a NF-e, a economia e a praticidade justificam o sistema.
A legislação permite que a NF-e substitua as notas fiscais modelo 1 e 1A (Por enquanto a NF-e não se destina a substituir a Nota Fiscal a Consumidor modelo 2, ou o Cupom Fiscal). Com o uso da NF-e sua empresa economiza no custo do formulário em várias vias, que não é mais necessário.
A NF-e (DANFE) poderá ser impressa em um papel A4 em qualquer impressora laser.
Não é necessário armazenar as vias da nota fiscal. O Sistema de Gestão deve usar um banco de dados confiável para garantir a segurança dos dados da NF-e, que devem ser armazenados em arquivo pelo prazo decadencial. Também aconselha-se que sejam tiradas cópias de Backup dos arquivos de NF-e emitidas, os denominados arquivos XML. Estando devidamente armazenadas e se for necessário, a NF-e (DANFE) poderá ser reimpressa a qualquer momento.
O Sistema de Gestão deve gerar a NF-e, envia para a Secretaria da Fazenda, consulta o recibo e a autorização para em seguida imprimir o DANFE. Tudo isso automaticamente e com facilidade.
A NF-e deve integrar um completo sistema de retaguarda com controle de estoque, cadastro de clientes, contas a receber (emissão de boletos de cobrança), contas a pagar, bancos, cadastro de clientes e muito mais.
Implantando a NF-e
1 - Passo
Adquirir um certificado digital de pessoa jurídica, do tipo A1 (arquivo comum) ou A3 (o certificado é gravado em uma mídia "TOKEN" – leitora USB - ou "SMART CARD" – requer leitora).
O certificado digital é um documento eletrônico, que vai garantir a autenticidade e a integridade na comunicação entre pessoas jurídicas e a Receita Federal do Brasil (RFB).
Aonde adquirir o Certificado Digital para a sua empresa:
a) No site dos Correios
Neste LINK do site dos Correios:
b) Site da Certisign
Neste LINK do site:
2 - Passo
O Contribuinte deverá se credenciar como Emissor de Nota Fiscal Eletrônica no ambiente de homologação. Este credenciamento é para testes e emissão simultânea de NF-e com as notas modelo 1/1A, pelo prazo de até noventa dias. A forma de credenciamento é muito simples (pela Internet na página oficial da SEFAZ de cada estado). O credenciamento deverá ser solicitado exclusivamente pelo contabilista responsável.
3 - Passo
O Contribuinte deverá testar o sistema paralelamente à emissão de NF em formulário contínuo tradicional durante um certo período.
4 - Passo
O Contribuinte deverá se credenciar como Emissor de Nota Fiscal Eletrônica para o ambiente de Produção. Este credenciamento final de uso será concedido àquela empresa que alcançou os parâmetros técnicos e operacionais necessários para a emissão definitiva da NF-e em produção. Este credenciamento também deverá ser solicitado exclusivamente pelo contabilista responsável através da página oficial da SEFAZ.
Distribuição e recebimento da NF-e em XML
Um dos benefícios da NF-e é a padronização dos documentos e a possibilidade de relacionamentos eletrônicos com clientes B2B (Business to Business), eliminando a digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias.
B2B nas pequenas empresas
Com a chegada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), praticamente todas as indústrias e o setor de distribuição, em breve, estarão enviando as mercadorias acompanhadas do DANFE (Documento Auxiliar da NF-e). As empresas que recebem o DANFE podem dar entrada no sistema normalmente, isto é, digitando os dados manualmente ou importando automaticamente um arquivo XML enviado pelo seu fornecedor.
Este arquivo XML poderá ser importado pelo Sistema de Gestão com toda segurança sem erros e evitando o trabalho de digitação. E ainda o Sistema de Gestão deve cadastrar o fornecedor e os produtos automaticamente se ainda não estiverem cadastrados.
O software de gestão deve está totalmente preparado para enviar a NF-e no formato XML para os seus clientes (via email) e também para receber estes arquivos dos seus fornecedores. Ainda deve exportar os arquivos no formato XML para a contabilidade importar e fazer a escrituração contábil.
