Todas as empresas vivem o mesmo dilema: como gerar
receitas para suportar os custos da sua atividade e ainda obter o lucro
desejado. As receitas dependem, sobretudo, do mercado. Já os custos dependem,
sobretudo, da própria empresa.
Muito se tem escrito e comentado sobre redução de
custos, desde as mais variadas técnicas de como se cortar custos operacionais
até fórmulas mágicas para se detectar os vilões que reduzem a lucratividade das
empresas.
Os programas para redução nem sempre atingem êxito
porque, invariavelmente, dependem do fator humano. As pessoas sempre foram
doutrinadas a promover o crescimento dos negócios, já que deste depende a sua
promoção e reconhecimento. Portanto, na opinião delas, falar em reduzir custos
vai na contramão do que se entende por crescer.
Na verdade, investir para crescer não significa
necessariamente acrescentar custos desnecessários, ou mesmo, inchar a
organização com gastos inúteis. Para que se possa atingir os objetivos, é
necessário planejar com eficiência o programa de redução. E, para tanto, a
primeira etapa consiste em elaborar um diagnóstico operacional para melhor
conhecer os aspectos relacionados aos processos, estrutura organizacional, controles
e sistemas de informação.
Para reduzir custos administrativos é fundamental
que o Sistema de Gestão de sua empresa ofereça o recurso de implantação de um Plano de Contas vinculado ao CAIXA,
aonde são cadastrados os registros dos fatores de ganhos (receitas) e gastos
(despesas) da empresa. A montagem de um Plano de
Contas deve ser personalizada, por empresa, já que os usuários de informações
podem necessitar detalhamentos específicos, que um modelo de Plano de Contas
geral pode não compreender. O Plano de Contas gera demonstrativos
gerenciais do resultado do período, com a movimentação financeira do CAIXA.
O corte de custos não deve ser aplicado
baseando-se em intuição, mas em dados
concretos, em informações fidedignas.
Se sua empresa trabalha com produção ou prestação
de serviços também deve ser estruturado um controle de processos, registrando
os gastos com matéria prima, horas trabalhadas dos funcionários, tempo gasto
para realização de cada processo e coisas afins.
A gestão e o controlo de custos assumem uma importância
decisiva em todas as fases da vida da empresa. Inclusive é bom lembrar que o
custo operacional incide diretamente sobre o valor final dos produtos vendidos
ou serviços prestados pela empresa. Portanto, caso a empresa queira praticar
preços competitivos, deve controlar “na ponta do dedo” os curstos.
Uma das principais preocupações dos gestores ou
empresários deve ser o de como pode ir eliminando custos que não acrescentam
valor ao funcionamento da empresa. O segredo está na prevenção. Se fizer este
esforço regularmente não terá decerto de fazer cortes mais drásticos quando tal
for efetivamente necessário. Nestes casos haverá sempre o risco de cortar os “músculos“
e não a “gordura“.
Seguem-se alguns conselhos práticos para controlar
e reduzir os custos operacionais nos vários departamentos da sua empresa.
1.
Cultura
Crie uma cultura avessa ao desperdício na sua
empresa. O líder da empresa deve sempre dar o exemplo. Se o líder gostar de
ostentar riqueza, nas mais pequenas coisas, terá uma enorme dificuldade em
exigir contenção de custos ao resto do pessoal. Os grandes líderes empresariais
são, em regra, pessoas austeras nos gastos e avessas ao desperdício.
2.
Imobilizado
No passado a criação de um negócio exigia um
grande investimento inicial em equipamentos: compra ou aluguel de imóvel,
imobilizado fixo, computadores,
telecomunicações, etc. Hoje quase tudo o que precisa para pôr uma
empresa a funcionar pode ser alugado. Em alguns casos os contratos
(nomeadamente os de equipamento de escritório) abrangem a assistência, a
manutenção e inclusive o upgrade dos equipamentos. Faça uma prospecção alargada
e cuidadosa do mercado e negocie detalhadamente este tipo de contratos.
3.
Compras
Comprar em quantidade e com desconto aumenta o seu
poder de negociação. Concentre as suas compras em fornecedores preferenciais e
procure agrupar as aquisições dentro da sua empresa. Negociar prazo de
pagamento com seus fornecedores também trará uma folga no capital de giro de
sua empresa.
4. Eliminar
o custo financeiro das vendas e das compras faturadas
A concessão de prazo de pagamento aos clientes é
uma prática universal, mas tem um custo financeiro embutido, seja as taxas
cobradas pelas operadoras de cartão de crédito, ou os riscos da inadimplência
com o crediário próprio.
Já para eliminar o custo na hora da compra, a
organização compradora deve optar pelo pagamento à vista mediante a obtenção de
um desconto no preço de compra. A taxa de desconto deve ser maior do que a taxa
de juros das aplicações financeiras de renda fixa da compradora ou menor do que
seu custo médio de captação.
5. Buscar
sugestões dos funcionários de cada setor
É uma opção barata para redução de custos e que
costuma produzir esultados excelentes. Os melhores são obtidos quando os
pedidos de sugestões são orientados para objetivos determinados (por exemplo,
redução de consumo de água, energia elétrica, material de escritório etc.).
Pode ser implantado com ou sem um sistema de premiação para as sugestões
acolhidas.
6.
Renegociar contratos
Esta medida baseia-se na utilização do poder de
barganha de que dispõe o contratante. Quando bem conduzida, a renegociação de
contratos pode trazer significativas reduções de custo. Mas lembre-se de que
estas negociações não venham gerar prejuízos à sua empresa.
7. Aumentar
o giro dos estoques
Vender mais rápido reduz a necessidade de capital
de giro que por sua vez diminui os custos do financiamento do mesmo. Caso a
empresa financie o capital de giro com recursos próprios, o aumento do giro dos
estoques resultará em maior sobra de recursos financeiros para investimento no
mercado financeiro ou na atividade fim.
Revise o mix de produtos que sua empresa vende
analisando os produtos que comercializa para manter aqueles que têm giro de
venda. Um bom relatório de Curva ABC do Estoque lhe fornecerá informações dos
produtos que vendem mais ou menos.
8. Mudar o
regime de tributação
Quando a empresa pode escolher o regime de
tributação, a mudança do mesmo pode trazer economia fiscal. O caso mais comum é
quando uma empresa tributada pelo sistema de lucro presumido sofre uma queda
acentuada em sua rentabilidade. A troca para o regime de tributação pelo lucro
real poderá propiciar redução do imposto de renda e contribuição social para as
empresas e, em alguns casos, também poderá trazer redução na COFINS e no
PIS. A mudança requer criterioso
planejamento do resultado da empresa no ano para que possa ser estimado o valor
da economia fiscal, considerando todos os tributos envolvidos.
9. Usar
materiais alternativos
Esta medida é um dos pilares da Análise de Valor,
o método de redução de custos mais aclamado em todo o mundo, há mais de setenta
anos. O princípio básico dessa medida é substituir um material em uso por outro
de menor custo, mas que desempenhe a mesma função (valor) que o atual.
10.
Eliminar desperdícios
Esta é a
mais conhecida medida para redução de custos. Deve ser usada com rigor porque
nem sempre os desperdícios são facilmente identificáveis. Alguns desperdícios
críticos, como as perdas de material na etapa de corte dos mesmos (chapa,
tecido, couro, papel etc.,) requerem o emprego de software especializado.
11.
Aumentar a produtividade dos recursos humanos e físicos
O princípio básico dessa medida é a redução dos
custos unitários. Assim, para um mesmo valor de gastos, busca-se obter um maior
número de unidades de produtos ou serviços, reduzindo-se, assim, o respectivo
custo unitário. Na essência, a medida busca eliminar a ociosidade dos recursos
disponíveis.
12.
Otimizar a rota de entrega
Para as organizações que incorrem em custo
logístico, a otimização da rota de entrega, quando uma mesma viagem destina-se
a atender a várias entregas ou coletas (venda ou compra), gera redução do custo
de transporte. A filosofia básica da medida é identificar a rota mais curta que
atenda a todos os pontos de entrega ou coleta, o que minimiza o custo de
transporte.
13. Fazer a
substituição ou atualização de equipamentos
As máquinas e equipamentos têm uma vida econômica
que é o número de anos ideal para que valha a pena mantê-los em operação. Este
procedimento significa trocar equipamentos na época certa, nem muito cedo nem
muito tarde. Isto acontece quando o crescente custo operacional do equipamento
(manutenção e outros) se iguala ao custo do capital investido no equipamento. Na
elaboração do Plano de Contas deve constar os gastos com as manutenções.
14.
Implementar parcerias estratégicas
Parcerias ou associações estratégicas podem ser
adotadas de modo a ganhar escala nas atividades de venda ou compra sem alterar
o porte da empresa. O efeito será a redução de custos de compra, publicidade,
serviços de apoio, etc.
15.
Terceirizar atividades
Algumas atividades como transporte, limpeza,
cópias, alimentação, informática, suporte ou assistência técnica dos
equipamentos - para citar apenas algumas -
podem ter seu custo reduzido caso sejam terceirizadas. Não há regra
geral, cada caso requer uma análise específica e acurada.
16. Mudar a
localização da empresa ou unidade operacional
Custos
logísticos, de pessoal,
tributários e outros podem ser reduzidos com a
mudança da localização da empresa ou de unidades operacionais. Esta é a
medida de maior envergadura para redução de custos já que requer rigoroso
planejamento e realização de investimentos significativos.
17.
Recrutamento
A melhor poupança que pode fazer nos custos com
pessoal é ter redobradas cautelas no recrutamento. Não confie na sorte nem na
existência de um “período experimental”. Verifique, em primeiro lugar, se
precisa efetivamente de recrutar. Em seguida, verifique se não há,
internamente, quem possa fazer essa tarefa ou exercer a função necessária. Se
ainda assim optar pelo recrutamento externo procure uma boa empresa de
consultoria em RH para que você corra menos riscos na contratação e adequação
do novo funcionário.
18.
Publicidade
Aproveite as formas de publicidade gratuitas caso
da divulgação da sua empresa na imprensa especializada. Recorra
preferencialmente aos meios mais direcionados (por regiões ou por clientes) em
vez das grandes campanhas e indiferenciadas de comunicação. Utilize canais de
comunicação alternativos como o e-mail marketing. Se optar por campanhas mais
ambiciosas assegure-se que os seus esforços de marketing são eficazes. Para
isso é recomendável procurar o apoio de especialistas. Vale à pena investir no
controlo dos resultados de cada esforço de comunicação antes de iniciar uma
nova campanha.
19. Manual
de procedimentos
Crie um manual interno o mais detalhado possível
que explique qual a política da empresa ao nível de despesas com deslocamento,
despesas de representação, transportes, comunicações, etc. Esta política deverá
incluir instruções claras quanto ao tipo de autorização exigida para cada
despesa e quais os documentos justificativos a entregar. Esta é uma área da
empresa em que faz sentido apostar na burocracia. Redigir normas claras e
coerentes é o melhor passo para evitar os gastos desnecessários.
Raimundo Barreto
Consultor em Informática e Gestão
www.iconi.com.br
